В предыдущих статьях цикла "Автоматизация заполнения документов" я рассказал о том, как сформировать пользовательский интерфейс приложения, организовать проверку вводимых данных и получить число прописью без использования кода VBA. В этой, заключительной статье речь пойдет о волшебстве - переносе всех необходимых значений из рабочей книги Excel в документ Word. Давайте я покажу Вам то, что должно получиться в итоге:
Содержание [показать]
Описание механизма
Для начала в общих чертах опишу, каким именно образом будет происходить перенос данных в документ Word. Прежде всего, нам понадобится шаблон документа Word, содержащий всю разметку, таблицы и ту часть текста, которая будет оставаться неизменной. В этом шаблоне необходимо определить места, в которые будут подставлены значения из рабочей книги Excel, - удобнее всего это сделать с помощью закладок. После этого необходимо упорядочить данные Excel таким образом, чтобы обеспечить соответствие шаблону Word, ну и в последнюю очередь - написать саму процедуру переноса на VBA.
Итак, обо всем по порядку.
Создание шаблона документа Word
Тут все предельно просто - создаем обычный документ, набираем и форматируем текст, в общем, добиваемся того, чтобы получить необходимую форму. В тех местах, куда необходимо будет подставить значения из Excel нужно создать закладки. Это делается следующим образом:
- Для удобства поддержки напечатать в нужном месте название закладки. Я еще и заключил названия в угловые скобки, так что получилось, например, вот так:
<DocumentDate>для закладки, содержащей дату документа. - Выделить все название закладки (в моем случае вместе с угловыми скобками), перейти на вкладку "Вставка" и нажать кнопку "Закладка":Расположение кнопки "Вставить закладку"
- В появившемся диалоговом окне задать для закладки имя (у меня оно совпадает с тем, что написано в угловых скобках) и нажать ОК
Таким образом нужно будет создать все закладки, то есть отметить все места, куда будут вставлены данные из Excel. Получившийся файл нужно сохранить как "Шаблон MS Word" с помощью пункта меню "Файл" -> "Сохранить как...".
Подготовка данных Excel
Я решил для удобства поместить все данные, которые необходимо перенести в документ Word, на отдельном рабочем листе с названием
Bookmarks - закладки. На этом листе два столбца: в первом содержатся названия закладок (в точности так, как они названы в документе Word), а во втором - соответствующие значения, подлежащие переносу.
Часть этих значений получена напрямую из листа ввода данных, а часть - из вспомогательных таблиц, расположенных на листе
Support. В этой статье я не буду разбирать формулы, рассчитывающие нужные значения, если что-то будет непонятно - задавайте вопросы в комментариях.
На этом этапе важно правильно указать все названия закладок - от этого зависит правильность переноса данных.
Процедура переноса
А вот это - самое интересное. Существует два варианта выполнения кода переноса данных:
- Код выполняется в рабочей книге Excel, данные передаются в Word по одному значению за раз и сразу же размещаются в документе.
- Код выполняется в отдельном документе Word, все данные передаются из Excel одним пакетом.
С точки зрения скорости выполнения, особенно при большом количестве закладок, второй вариант выглядит гораздо привлекательнее, однако требует более сложных действий. Именно его я и использовал.
Вот, что необходимо сделать:
- Создать шаблон документа Word с поддержкой макросов. В этом шаблоне будет содержаться выполняемый код на VBA.
- В созданный шаблон необходимо поместить программу, написанную на VBA. Для этого необходимо при редактировании шаблона нажать комбинацию клавиш Alt+F11 и ввести в открывшемся окне редактора Visual Basic код программы.
- В рабочей книге Excel написать код, вызывающий процедуру заполнения из только что созданного шаблона Word.
Текст процедуры я приводить в статье не буду - его можно легко посмотреть в файле
FillDocument.dotm, расположенном в папке Template в архиве с примером.Как же воспользоваться всем этим для решения именно Вашей задачи?
Понимаю, что на словах это все выглядит очень просто, но что же получается на деле? Я предлагаю Вам просто воспользоваться уже готовым вариантом. Скачайте архив с примером, в рабочей книге Excel нажмите комбинацию клавиш Alt+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic и прочитайте все мои комментарии к программе. Для того, чтобы изменить программу под свои нужды Вам понадобится всего лишь изменить значение нескольких констант, они вынесены в самое начало программы. Весь текст программы Вы можете свободно скопировать в свой проект.
Структура архива
В архиве, приложенном к этой статье, содержится несколько файлов.
Основной файл - рабочая книга Excel с названием "Создание подтверждений". В этой рабочей книге 4 рабочих листа, из которых отображаются только два: "Input" - лист ввода данных и "Database" - архив всех введенных документов.
В папке Templates находятся шаблоны документов Word. Один из них - шаблон, содержащий программу заполнения закладок, а второй - форма для заполнения. Вы можете использовать без изменений шаблон с программой, но форму для заполнения, естественно, придется переделать в соответствии с Вашими нуждами.
Как переработать пример "под себя"?
Я рекомендую придерживаться следующей последовательности действий:
- Подготовить шаблон документа Word, который необходимо заполнить. Создать в нем все необходимые закладки и сохранить как "шаблон MS Word".
- Скопировать в папку с подготовленным шаблоном файл
FillDocument.dotmиз архива, приложенного к этой статье. Этот файл отвечает за заполнение закладок шаблона, и в нем ничего менять не нужно. - Подготовить рабочую книгу Excel для ввода данных. Вам решать, будет ли она обладать каким-либо "продвинутым" пользовательским интерфейсом и осуществлять разные хитрые расчеты. Главное, чтобы в ней содержался рабочий лист с таблицей соответствия имени закладки в шаблоне Word и значения, которое нужно подставить.
- Вставить в подготовленную рабочую книгу код программы на VBA из файла-примера. Заменить все константы в соответствии с Вашим проектом.
- Протестировать правильность работы.
- Активно пользоваться!
Вместо заключения
Статья, если честно, получилась какой-то путаной и, наверное, не очень понятной, поэтому я жду Ваших вопросов по поводу работы кода, формул или механизма в целом в комментариях к ней.
Другие статьи из цикла:
Скачать файл с архивом приложения
По этой ссылке Вы перейдете на сайт Microsoft SkyDrive, где Вам будет предложено скачать файл Confirm.rar - это и есть архив приложения.
0 коммент.:
Отправить комментарий